ההבדל המרכזי טמון במבנה, בממדים ובחומרים. כיסא מנהלים מתאפיין לרוב במשענת גב גבוהה ורחבה יותר המעניקה תמיכה מלאה לכל אורך עמוד השדרה (כולל הצוואר והכתפיים), בעיצוב מרשים וסמכותי יותר, ובשימוש בחומרי פרימיום כמו ריפודי עור משובחים או בדי רשת אלסטיים מתקדמים. כיסא משרדי רגיל, לעומת זאת, נוטה להיות קומפקטי ופונקציונלי יותר ומותאם לחללי עבודה מגוונים.